Administrasi Perkantoran II

Adapun yang termasuk materi pada Administrasi Perkantoran 2 , yaitu :

1.   Bab I Pengertian Komunikasi

2.   Bab II Rapat dan Diskusi

3.   Bab III Pidato

4.   Bab IV Tata Naskah Dinas

5.   Bab V Kearsipan

6.   Bab VI Pengawasan Pemerintah

BAB I Pengertian Komunikasi

A.        Komunikasi (comunication) menurut William Albiq (1939), adalah “Pengoperan lambang-lambang yang berarti diantara individu-individu.

B.        Prinsip-prinsip Komunikasi

ü Komunikasi merupakan suatu keharusan

ü Komunikasi dikelompokkan dalam komunikasi verbal dan komunikasi non verbal

ü Komunikasi mengandung multi efek

ü Komunikasi organisasi terjadi keberbagai arah

ü Komunikasi (lisan) terjadi secara serempak

ü Pentingnya perkembangan saling mempercayai

ü Arti pesan ada pada komunikator bukan pada kata-kata

ü Arti pesan ada pada komunikator bukan pada kata-kata

ü Lingkungan mempengaruhi proses komunikasi

ü Gangguan mempengaruhi komunikasi

C.       Memilih Sarana Komunikasi

§  Faktor kecepatan

§  Faktor Akurasi Informasi

§  Faktor Keamanan

§  Faktor Kerahasiaan

§  Bentuk Informasi

§  Faktor Kesan Penerima Informasi

§  Faktor Ekonomis

D.       Masalah-masalah dalam komunikasi

v Tidak jelasnya tujuan berkomunikasi

v Struktur organisasi tidak efektif

v Tidak efektifnya penyampaian informasi sehingga kominikan tidak mampu mendengar dan menganalisis dengan benar dan cermat.

v Lingkungan terlalu gaduh/suara mesin yang bising

v Latar belakang antara komunikator dan komunikan terlalu jauh sehingga penerimaan sering tidak memahami apa yang telah disampaikan.

v Penggunaan jargon teknis dari bidang spesialis

Bab II Rapat dan Komunikasi

1.        Pengertian rapat

Pengertian Rapat menurut Pusat Bahasa Departement Pendidikan Nasional (2002:931) adalah “ Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu.” Kamisa (1997:438) menyebutkan bahwa rapat adalah “musyawarah”.

Rapat dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu :

        Rapat yang dilaksanakan secara terprogram, misalnya dilaksanakan pada senin minggu pertama pada setiap bulannya.

        Rapat-rapat yang membahas permasalahan khusus dengan peserta khusus terbatas) unuk membahas dan memecahkan permasalahan organisasi, oleh karena itu sumbang saran maupun usulan yang produktif sangat diperlukan.

Bab III Pidato

Persiapan pidato :

1.         Memiliki sikap positif terhadap bahasa, dalam hal ini bahasa Indonesia, yang dipakai dalam menyusun pidato.

2.         Mempunyai wawasan tentang bahasa Indonesia baku serta mampu mempergunakan bahasa Indonesia baku itu secara baik dan benar.

3.         Memahami prinsip-prinsip dasar komposisi atau retorika serta mampu menerapkannya dalam praktek, dalam hal ini menyusun pidato.

4.         Memiliki kemampuan nalar serta memahami masalah-masalah yang menjadi topik atau pokok pembicaraan dalam pidato yang disusunnya.

5.         Memiliki kemampuan dan keterampilan mengenai teknik menyusun pidato.

Bab IV Tata Naskah Dinas

Syarat-syarat naskah dinas

Surat dinas memiliki fungsi penting dalam menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi, oleh karena itu maka dalam penulisannya harus memenuhi syarat-syarat yang ditentukan antara lain :

·           Sesuai dengan kaidah ejaan bahasa Indonesia sebagaimana yang diatur dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

·           Obyektif dan sesuai dengan keadaan

·           Sistematis susunan surat

·           Singkat, padat, dan tidak bertele-tele

·           Jelas kepada siapa, dari mana dan tentang apa

·           Susunan kalimatnya span dan masuk akal

·           Fisik surat menarik (kualitas kertas, bentuk kertas,ketikan tidak salah)

·           Disampaikan tepat waktu

·           Hindari penggunaan istilah yang memiliki penafsiran ganda yang dapat mengaburkan pemahaman.

·           Gunakan bahasa sederhana yang mudah dipahami.

Bab V Kearsipan

Setiap kantor itu baik kantor pemerintah atau swasta salah satu pekerjaan yang dilakukan untuk mewujudkan tujuannya adalah melakukan kegiatan untuk menciptakan dan pengurusan surat. Kegiatan menciptakan dan pengurusan surat lebih dikenal dengan istilah Administrasi Kearsipan atau Kearsipan.

Sistem Penyimpanan Arsip

1.      Penyimpanan arsip yang terpusat (disentralkan)

2.      Penyimpanan arsip pada bagian-bagian dalam organisasi (didesentralisasikan)

Bab VI Pengawasan Pemerintahan

Pengertian Pengawasan

S.P Siagian dalam silalahi (1992:175) mengatakan bahwa : ”Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan”.

Kegagalan dari kegiatan pengawasan berarti kegagalan dari kegiatan-kegiatan yang mendahuluinya.

Suksesnya pengawasan berarti suksesnya pencapaian tujuan organisasi.

Sumber :

Harsono, 2006, Administrasi Perkantoran II (Edisi Revisi), Alqaprint, Bandung.